امروزه یکی از مهم‌ترین قسمت‌های کاری برای بیشتر مدیران منابع انسانی، نوشتن شرح شغلی مؤثر است. اما سؤال اینجاست که چگونه شرح شغل بنویسیم ؟ در یادداشت زیر شش مورد از بهترین تمرین‌ها برای این کار آورده شده است. تمرین‌های زیر برگرفته از تحقیقات و بینش‌های محققان ماست که در این چند وقت به آن دست پیدا کرده‌اند.
در ابتدا باید گفت که شرح شغل با یک آگهی سادۀ شغل متفاوت است و این دو را نباید با یکدیگر اشتباه گرفت. در ظاهر شاید این دو شبیه به یکدیگر باشند اما اگر بخواهیم فرآیند آن را به‌درستی انجام دهیم، خواهیم دید که تفاوت‌های بسیار مهم و قابل‌توجهی با هم دارند. اگرچه خیلی از مواقع این واژه‌ها به‌جای یکدیگر به‌کاربرده می‌شود اما درواقع هم در قالب و هم در اهداف با یکدیگر متفاوت هستند.
آگهی شغل بیشتر مانند یک سند خارجی‌ست که هدف اصلی آن تبلیغ کردن برای استخدام افرادی در موقعیت‌های شغلی معین‌شده است اما شرح شغل جامع‌تر است و مواردی چون مسئولیت‌پذیری، مهارت‌ها و رفتار‌های موردنیاز، حیطه دانش، آموزش و… را دربرمی‌گیرد.
در یک آگهی شغل ممکن است اطلاعاتی نظیر فرهنگ‌سازمانی، مزایا و میزان اختیارات موقعیت شغلی موردنظر ارائه شود. عموماً در آگهی‌های شغل فقط واقعیت‌هایی دربارۀ آن شغل نوشته می‌شود و از این آگهی به‌عنوان یک ابزار استخدام استفاده می‌شود.
در مقابل آگهی شغل، که می‌توان آن را در درجۀ اول به‌عنوان یک ابزار استخدام در نظر گرفت، شرح شغل قرار دارد که یک ابزار مدیریت استعداد است. یک شرح شغل با ثبت نیازهای شغلی سبب می‌شود تا آن از روایی بیشتری برخوردار شده و محلی برای ارجاعات آن قرار داده شود.
یک شرح شغل عالی به چیزی بیشتر از یک سبک و روش بستگی دارد. زمانی می‌توان گفت یک شرح شغل عالی است که بیان‌کنندۀ نیازمندی‌های موفقیت شغل باشد؟ مواردی که در این تعریف آورد می‌شود باید شفاف، واضح و قابل‌اندازه‌گیری باشد. درست در این نقطه است که می‌توان شایستگی‌های شغلی را گنجاند. بر مبنای شایستگی‌های شغلی نه‌تنها می‌توان شرح شغل را به ابزار‌های مدیریت استعداد تبدیل کرد بلکه می‌توان از آن در فرآیند استخدام نیز استفاده کرد. شایستگی‌های شغلی شناسایی‌شده می‌تواند مبنایی برای مصاحبه‌های رفتاری، ارزیابی و برنامه‌های توسعه باشد. همچنین می‌توان از این شایستگی‌ها در برنامه‌های کار راهه شغلی بصری برای کارکنان استفاده کرد.
وقتی یک شرکت بزرگ می‌شود و به بخش‌های مختلف تقسیم می‌شود به‌تبع شرح شغل‌ها جداشده و هر گروه و یا هر بخش شرح شغل خاص خود را دارد. این به معنای آن است که سازمان دارای یک قالب استاندار برای طراحی شغل نیست که همین امر سبب از بین رفتن کیفیت و ثبات می‌شود و کارکنان به‌سختی می‌توانند شایستگی‌های خود را به گروه‌ها و یا بخش‌های دیگر انتقال دهند.
برای مثال سازمانی را در نظر بگیرید که دارای یک قالب استاندارد شرح شغل نیست؛ در این سازمان اگر مدیران استخدام به‌شدت در روند ایجاد شرح شغل درگیر شده باشند، خواهید دید زبان و لحنی که به کار می‌برند و الزاماتی که در نظر می‌گیرند، چه مقدار می‌تواند از یکدیگر متفاوت باشد. برخی از آن‌ها معتقدند که در شرح شغل باید به مواردی اشاره کرد که اکنون در شغل وجود دارد (واقعیت‌های موجود یک شغل) اما برخی دیگر می‌گویند که باید متناسب با هر شغل، الزامات شغلی در شرح شغل گنجانده شود.
در نگارش شرح شغل‌ها نیز تفاوت‌هایی دیده می‌شود. عده‌ای شرح شغل را به‌گونه‌ای می‌نویسند که مستقیماً به نکات مرتبط با شغل پرداخته است درحالی‌که که عدۀ دیگری اینگونه صریح نمی‌نگارند و از استعاره‌ها و کنایه‌ها استفاده می‌کنند.
اگر شرح شغل یک قالب واحد و استاندارد باشد می‌تواند در فرآیندهای استخدام، افزایش عدالت و کیفیت استخدام به کمک سازمان‌ها بیاید. در پایان باید گفت که از توضیحات این بخش نباید اینگونه برداشت کرد که برای ایجاد یک قالب استاندارد شرح شغل لازم است که شرح شغل‌های موجود از بین برود، بلکه باید در فرآیندهای موجود به این مسئله پرداخته شود.
داشتن یک برنامه مدیریت انطباق شغلی برای نیروی کار، صرف‌نظر از اینکه سازمان چه مقدار منظم است، می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا در آینده با مشکلات احتمالی مواجه نشوند. اخیراً یک نظرسنجی انجام شد که در آن ۲۸٪ از شرکت‌کنندگان گفتند که انطباق شغلی در فرآیند شرح شغل آن‌ها نقش بسزایی داشته است.
شرح شغل، اگر درست انجام شود، باید مشتمل بر همۀ وظایف شغلی باشد تا هم کارمند و هم کارفرما قبل از توافق با یکدیگر، آن را بخوانند و قبول نمایند. در بسیاری از شرکت‌ها شرح شغل به بخشی از استراتژی مدیریت انطباق شغلی تبدیل‌شده است. مشکلاتی از قبیل اختلاف‌نظر درباره عملکرد، پاسخ‌گویی و مسئولیت‌پذیری را می‌توان با داشتن یک شرح شغل خوب به‌راحتی از بین برد؛ زیرا در آن مسئولیت‌ها و وظایف هر فردی در هر موقعیتی قید‌شده است.
تحقیقات انجام‌شده نشان می‌دهد که حدود ۴۳٪ از شرکت‌ها هرگز شرح شغلی خود را به‌روز نمی‌کنند. فقط کافی است نگاه کنید که در ۵ سال گذشته به چه میزان نقش شما در شرکت تغییر کرده است. حال توجه کنید که شغل فرد دیگر در همان بازۀ زمانی چه تغییراتی داشته است (خصوصاً اگر با پیچیدگی کاری که انجام می‌دهند، آشنایی نداشته باشید).
ساعت‌ها طول می‌کشد تا بتوانید یک شرح شغل رضایت‌بخش را بدون ابزار‌ها و روند‌های مناسب طراحی کنید، حال تصور کنید که می‌خواهید با همین روند تمام شرح شغل‌های بخش‌های مختلف یک سازمان را به‌روز کنید. می‌بینید که بسیار وقت‌گیر و کلافه‌کننده است. پس بهتر آن است که با داشتن ابزار‌ها و روند‌های مناسب، این به‌روزرسانی به‌مرور زمان انجام شود و اگر بخواهیم تمامی شرح شغل را یکجا به‌روز کنیم (یعنی تمامی وظایف موجود در شرح شغل) با مشکل مواجه می‌شویم.
اگر یادداشت فوق را مطالعه کرده باشید، احتمالاً به اهمیت شرح شغل‌ها برای سازمان‌ها پی برده‌اید. اما سؤالی که مطرح می‌شود این است که چرا به این مسائل کمتر پرداخته‌می‌شود؟ شاید بتوان گفت که طراحی شرح شغل و به‌روز کردن و یا ویرایش آن بسیار سخت و وقت‌گیر است. بهتر است برای حل این موضوع از نرم‌افزارهایی که توسط برخی شرکت‌ها در این زمینه ایجادشده است، استفاده شود. این نرم‌افزارها به دلیل دارا بودن محتوای بسیار زیاد از مشاغل و دسته‌بندی درست آن‌ها می‌توانند به‌سرعت شرح شغل را ایجاد کرده و فرآیندهای بازخورد را شکل دهند. فرآیندهای شکل‌گرفته در داخل نرم‌افزار توسط هوش مصنوعی پردازش‌شده و می‌تواند با ضریب خطای بسیار پایینی، الزامات شغلی و نقشه شایستگی شغلی را ارائه دهد.
این ویژگی رای مصاحبه‌ها و موفقیت‌های شغلی بسیار مفید است.
شرکت HRSG
تیم تحقیق و توسعه رسا
