ارزیابی و گزینش

ارزیابی کارکنان به چه معناست؟

هر روشی را که از طریق آن بتوان با هدف گزینش افراد ، اطلاعاتی در مورد آنها جمع آوری کرد، ارزیابی کارکنان می­نامند. گزینش ممکن است با هدف استخدام کارکنان، انتخاب پست مناسب، ترفیع، ارجاع فرد به قسمت دیگر، حفظ و نگهداری کارکنان، ورود به برنامه­هایی نظیر کارورزی، آموزش یا برنامه­هایی برای پیشرفت شغلی، انجام شود. در نظر داشته باشید نخستین گام در ایجاد یک محیط کار متعهد و با استعداد، انتخاب افراد واجد شرایط از میان متقاضیانی است که خواهان یک موقعیت شغلی هستند زیرا انتخاب فرد مناسب موجب ارتقای فرهنگ سازمانی و همچنین بهبود عملکرد کلی سازمان خواهد شد.

اگرچه ممکن است متقاضیان زیادی برای یک موقعیت شغلی درخواست دهند اما با افزایش کمیت لزوما کیفیت ارتقا نخواهد یافت. فرایند ارزیابی متقاضیان راهکاری بهینه برای گلچین کردن به شمار می­آید. ابزارهای ارزیابی باعث افزایش کارآمدی فرایند گزینش خواهد شد زیرا زمان و منابع کمتری صرف متقاضیانی می­شود که واجد شرایط استخدام در سازمان شما نیستند.

یک ارزیابی کارآمد از کارکنان، نیازمند رویکردی سیستماتیک نسبت به جمع آوری اطلاعات در مورد مدارک متقاضیان شغل است. در نتیجه لازم است از طریق فرایندی تحت عنوان تجزیه و تحلیل شغل، عوامل موثر در موفقیت شغلی (از جمله ارتباط کلامی، توانایی حل مسئله و…) شناسایی شوند. تجزیه و تحلیل شغل، وظایف و شایستگی­های مورد نیاز متناسب با هر موقعیت شغلی را شناسایی می­کند. حال چنانچه کارکنان بر مبنای نتایج این تجزیه و تحلیل شغل، ارزیابی شوند، فرایند ارزیابی با عدالت بیشتری انجام خواهد شد.

ارزیابی کارکنان با چه ابزارهایی انجام می­شود؟

به طور کلی، به هر نوع آزمون یا فرایندی که به وسیله­­­ی آن شایستگی­ها، انگیزه­ها و همچنین سازگاری فرد با معیارهای استخدام، ارزیابی می­شود، ابزار ارزیابی کارکنان می­گویند. از نمره­ حاصل از این ارزیابی می­توان برای پیش­بینی عملکرد فرد در موقعیت شغلی مورد نظر استفاده نمود، از این رو دقت و صحت نمره دهی این ابزار اهمیت ویژه ای دارد که به آن اعتبار پیش­بینیکنندگی این ابزار گفته می­شود.

از هر ابزاری نمی­توان برای گزینش هر نوع موقعیت سازمانی یا شغلی استفاده نمود. از این رو سازمان­ها باید با توجه به شرایط خود، عوامل مختلفی را هنگام تعیین استراتژی مناسب برای ارزیابی مد نظر قرار دهند. به عنوان مثال لازم است سازمان­ها با در نظر گرفتن زمانی که برای استخدام نیرو در اختیار دارند، منابع مالی و انسانی موجود، تعداد موقعیت­های شغلی که نیاز به جذب نیرو دارند و همچنین ماهیت و پیچیدگی­های وظایف آن موقعیت شغلی، استراتژی مناسب خاص خود را انتخاب نمایند.

ارزیابی کارآمد کارکنان شامل چه مراحلی است؟

به طور خلاصه، اولین گام برای ایجاد یک ارزیابی کارآمد، در اختیار داشتن یا تهیه یک تجزیه و تحلیل از موقعیت شغلی مورد نظر است. در مرحله بعدی لازم است با استفاده از اطلاعات به دست آمده از این تجزیه و تحلیل متقاضیان را ارزیابی نمود؛ در حال حاضر محبوب­ترین گزینه استفاده از پرسشنامه شغلی است. بعد از پشت سر گذاشتن این مرحله لازم است از روش­های دیگر ارزیابی از جمله مصاحبه ساختاریافته که حساسیت بیشتری دارند، هم استفاده کرد.

در بخش­­های دیگر وبسایت در مورد این گزینه ها بررسی­های بیشتری انجام شده و اطلاعات بیشتری در این خصوص ارائه شده است.

علت اهمیت ارزیابی کارآمد کارکنان چیست؟

پاسخ به این سوال بسیار ساده است. استفاده از ابزارهای ارزیابی کارآمد، میزان خطای شما را در استخدام نیروی مناسب کاهش خواهد داد. ابزارهای ارزیابی که به درستی طراحی شده باشند این امکان را به سازمان­ها می­دهند تا بتوانند متقاضیانی را استخدام کنند که دارای مهارت­های مورد نیاز آن موقعیت شغلی هستند. این امر باعث می­شود زمانی که  متصدی صرف استخدام و گزینش متقاضی نموده است ارزش افزوده­ای برای فرایند تصمیم­گیری و گزینش به همراه داشته باشد. خطا در گزینش، برای سازمان­ها عواقب مالی و عملیاتی دارد. حتی یک اشتباه در گزینش هم ممکن است پیامدهای مسئله­سازی برای کل واحد کاری به دنبال داشته باشد. به عنوان مثال مدیران مجبور خواهند شد زمان بیشتری برای آموزش این کارمندان اختصاص دهند و به علاوه اینکه همکاران آن فرد هم متحمل فشار کاری بیشتر خواهند شد زیرا مجبور خواهند بود کارهایی را که او انجام داده اصلاح کنند یا حتی مجدداً انجام دهند. برخی اشتباهات در گزینش فرد مناسب حتی پیامدهایی در سطح کل سازمان به همراه دارد مثلا ممکن است از خدمات مشتریان نارضایتی به وجود آید، حوادث و صدمات ناشی از کار افزایش یابد، تعداد غیبت­های کاری زیاد شود و تاثیر سوء روی کیفیت کار داشته باشد، همچنین ممکن است  نقل  انتقال کارکنان افزایش یابد و نهایتاً اعتبار سازمان خدشه دار شود.

این در حالی است که ارزیابی مناسب متقاضیان حتی به سود خود افرادی که استخدام می­شوند نیز است زیرا با تعهد سازمانی بیشتری مواجه خواهند شد و رضایت شغلی بیشتری را تجربه خواهند نمود زیرا به درستی برای موقعیت شغلی که متناسب با توانمندی­هایشان است، انتخاب شده اند. به علاوه انتخاب ابزارهای مناسب برای ارزیابی متقاضیان، اغلب واکنش مثبت متقاضیان را در خصوص روند گزینش به دنبال دارد. ارزیابی مناسب متقاضیان پیامدهای ماندگارتری هم به همراه دارد از جمله اینکه وجه سازمان ارتقا می­یابد و احتمال پذیرش شغل از سوی متقاضی انتخاب شده افزایش می­یابد، همچنین افراد بیشتری سازمان شما را به دیگران پیشنهاد می­دهند در نتیجه معضلات مربوط به سیستم گزینش کاهش خواهد یافت.

منظور از شایستگی چیست؟ و ارزیابی مبتنی بر شایستگی به چه معناست؟

اداره مدیریت کارکنان دولت ایالات متحده، شایستگی را «الگوی قابل اندازه­گیری دانش، مهارت­ها، توانایی­ها، رفتارها و دیگر مشخصاتی تعریف می­کند که یک فرد برای انجام موفقیت­آمیز شغل خود به آنها نیاز دارد.» شایستگی در واقع چگونگی انجام وظایف شغلی و ضروریات موفقیت شغلی را مشخص می­کند. شایستگی­ها، بیانگر رویکرد کل نگرشخصی، در ارزیابی افراد هستند.

شایستگی­ها ممکن است عمومی یا تخصصی باشند. شایستگی­های عمومی همان توانایی­های اجتماعی و شناختی افراد (از جمله مهارت حل مسئله و مهارت­های بین فردی) هستند که برای موفقیت در مشاغل مختلف ضروری­اند. از سوی دیگر شایستگی­های تخصصی خاصتر هستند، زیرا مرتبط به دانش و مهارت خاص، برای انجام کاری مشخص م هستند.

اداره مدیریت کارکنان آمریکا در این زمینه مطالعات متعددی انجام داده تا شایستگی­­هایی را که شغل­های مختلف فدرال به آنها نیاز دارند، شناسایی کند. این شایستگی­ها را می­توانید در کتابچه راهنمای آزمون تفویضی مشاهده نمایید.

از کجا بدانم چه شایستگی­هایی برای یک موقعیت شغلی ضروری است؟

تحلیل و تجزیه شغل ، وظایف، نقش­ها، مسئولیت ها و شایستگی­هایی که افراد می­بایست متناسب با هر موقعیت شغلی داشته باشند، همچنین منابع مورد نیاز و زمینه یا محیط کاری را شناسایی می­کند. به عنوان مثال تجزیه و تحلیل شغل ارتباط مشخص بین وظایف کاری و شایستگی­های ضروری انجام آن وظایف را مشخص می­کند.

برای انجام تجزیه و تحلیل شغل لازم است اطلاعاتی از متخصصین امر جمع آوری شود. متخصص موضوعی به کسی گفته می­شود که تخصص به روز و مستقیمی در خصوص یک شغل دارد و با تمام وظایف آن شغل آشناست. این فرد ممکن است در حال حاضر در آن شغل مشغول به کار باشد یا نقش نظارت آن شغل را بر عهده داشته باشد. متخصص موضوعی باید اطلاعات دقیقی در مورد شغل ارائه دهد و قادر باشد به صورت کارآمد ایده­های خود را عنوان کند. این افراد باید وظایف و شایستگی­های لازم برای موفقیت در شغل مورد نظر را امتیاز دهی کنند.

در برخی موارد موضوعات مهم (از جمله رفتارهای کارآمد و ناکارآمد مربوط به شغل) هم هنگام تجزیه و تحلیل شغل ذکر می­شوند تا موارد ضروری شغل به طور کامل شرح داده شوند. لازم است فرایند تجزیه و تحلیل شغل، ارتباط بین وظایف مختلف شغل، شایستگی­ها و محتوای ابزار گزینش، مستندسازی شوند تا این اطمینان حاصل شود که استراتژی ارزیابی با راهنمای حرفه ای و حقوقی مطابقت دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر به بخش تجزیه و تحلیل شغل در کتابچه راهنمای آزمون تفویضی مراجعه نمایید.

پدیدآورنده:

تیم تحقیق و توسعه رسا