رهبران سازمان فرآیند تغییر فرهنگی را از طریق بازتعریف نیاز‌های سازمان و بیان دوبارۀ تعاریف اساسی آن انجام می‌دهند؛ یعنی به چیستی (ارزش‌ها)، چرایی (اهداف) و چگونگی (فرهنگ) ارزش‌آفرینی شرکت می‌پردازند. ارائه یک تعریف درست از فرهنگ موجب شکل‌گیری سریع هنجار‌های رفتاری در داخل سازمان می‌شود. شرکت‌هایی که از فرهنگ‌سازمانی غنی برخوردارند در مقایسه با سایر شرکت‌ها، سه برابر بیشتر به سودآوری می‌رسند.
تحقیقات نشان می‌دهد زمانی شرکت‌ها به موفقیت دست پیدا می‌کنند که ابتدا فرهنگ‌سازمانی مدنظر را به چشم‌انداز و آرمانی برای شرکت تبدیل سپس فرآیند رسیدن به آرمان شرکت را به مراحل کوچک‌تر و قابل‌کنترل تقسیم کنند تا بتوانند به اقدامات و نتایج محسوسی دست پیدا کنند. در ادامه چارچوبی در نظر گرفته‌شده است که با به‌کارگیری اقدامات پیشنهادی آن می‌توان فرهنگ‌سازمانی موردنظر را به‌درستی تغییر داد.
- گام اول: تدوین چشم‌انداز
در ابتدا یک چشم‌انداز بلندمدت که مورد اقبال دیگران است تدوین می‌شود. رهبران سازمان‌ها در این مرحله یک رویکرد داده‌محور را اتخاذ می‌کنند که بر اساس آن می‌توانند نقاط قوت و نقاط ضعف را در سطح رفتاری تشخیص دهند. درواقع این داده‌ها مبنای توسعه فرهنگ‌سازمانی می‌شود که رفتار موردنظر اعضای سازمان (رفتاری که موردنظر شرکت است) را دربر می‌گیرد. همچنین برای رسیدن به چشم‌انداز باید بازه‌های زمانی میان‌مدت را در نظر گرفت تا دسترسی به آن آسان شود.
- گام دوم: شناسایی رفتار‌ها
در این مرحله تغییرات رفتاری و ذهنی کارکنان توسط رهبران شناسایی می‌شود؛ زیرا این تغییرات است که میزان آمادگی اعضا را برای رسیدن به آرمان و چشم‌انداز سازمان نشان می‌دهد. باید این نکته را درنظر داشت که برای مشاهدۀ انگیزش کارکنان به‌جای توجه به موضوعاتی همچون نوآوری و همکاری، باید به برخی رفتار‌ها و اقدامات خاص و قابل‌مشاهدۀ آنها توجه کرد. به همین منظور هر سازمانی باید رفتار‌های مخصوص و مورد اهمیت خود را شناسایی کند و بر اساس آنها اعضای سازمان خود را بسنجد؛ رفتار‌های شناسایی‌شده دو گونه است:
الف) رفتار‌هایی که به امور سازمانی شما و پیشرفت کار‌ها سرعت می‌بخشند.
ب) رفتار‌هایی که مانع از پیشرفت سازمان شده و در رسیدن به چشم‌انداز و آرمان مدنظر همانند سرعت‌گیر عمل می‌کنند.
- گام سوم: مدل‌سازی
در قسمت سوم رهبران سازمان‌ها به دنبال ایجاد یک قالب برای انجام تغییرات رفتاری مهم و تثبیت آنها در سازمان هستند. این مرحله بنیادی‌ترین مرحله برای شکل‌گیری آرمان یک سازمان است. تحقیقات نشان می‌دهد که سازمان‌ها برای ایجاد تغییرات رفتاری و تثبیت آنها، نیاز به یک مدل مؤثر همراه با چهار اقدام می‌باشند: ۱) مدل‌سازی نقش‌ها توسط رهبران. ۲) گفتمان‌سازی و قانع کردن اعضای سازمان برای ایجاد این تغییرات. ۳) ایجاد اعتمادبه‌نفس و مهارت‌های موردنیاز برای تغییر در کارکنان. ۴) ایجاد رویه‌های رسمی و غیررسمی برای تثبیت این تغییرات در سازمان.
موفقیت‌آمیزترین اقدام در جهت تغییر فرهنگ‌سازمانی زمانی است که این تلاش‌ها از سطح مدیران تجاری و مالی شروع شود تا بتوان با بازمهندسی فرآیند اصلی کسبوکار، همۀ آرمان، چشم‌انداز و رفتار‌های جدید که ناشی از فرهنگ جدید سازمانی هستند را جای داد. برای نمونه، فرآیندهای برنامه‌ریزی فروش، بازنگری فصلی به مدیریت یا جامعه‌پذیری کارمند جدید ازجمله مواردی هستند که در فرآیند کسبوکار بسیار مهمند و بخش قابل‌توجهی از وقت کارمندان به آنها اختصاص میابد. پس ایجاد تغییرات اساسی در این بخش‌ها می‌تواند اثرگذاری بیشتری نسبت به سایر بخش‌های دیگر داشته باشد.
- گام چهارم: اقدام
پس از پشت سر گذاشتن مراحل فوق نوبت به اجرا و پیاده‌سازی برنامه‌های تغییر فرهنگ‌سازمانی می‌رسد. در گذشته در تغییرات فرهنگی یک سازمان به متفاوت بودن افراد توجهی نمی‌شد و به همه کارمندان به یک چشم نگریسته می‌شد؛ مثلاً اگر قرار بود پیامی در این خصوص به گوش کارکنان سازمان برسد به یک پیام اکتفا می‌شد. اما خوشبختانه این دیدگاه امروزه دیگر طرفدار زیادی ندارد و سازمان‌ها تلاش می‌کنند نه‌تنها پیام‌های خود را در قالب‌های مختلف به افراد متفاوت برسانند بلکه با آنها به گونه‌های متفاوتی رفتار کنند. به همین منظور است که تحقیقات نشان می‌دهد مؤثرترین تغییرات رفتاری زمانی انجام می‌شود که برنامه‌هایی شخصی متناسب با نقش‌ها و اهداف آنها داده شود. فناوری‌های نوین و بستر‌های تجزیه‌وتحلیل جدید به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با جمع‌آوری هوشمندانه‌تر داده‌ها نگرش‌های فردی، اولویت‌ها، شخصیت و پیشرفت‌های کاری کارکنان خود را بدانند.
- گام آخر: تثبیت و پیشرفت
در گام آخر رهبران سازمانی از رویکرد داده‌محور به‌منظور ایجاد چابکی و تداوم اثربخشی استفاده می‌کنند. برای تثبیت و پیشرفت برنامه‌های تغییرات فرهنگی در درازمدت ابتدا باید یک چشم‌انداز و آرمان تدوین سپس برنامه‌ای برای رسیدن به آن در نظر گرفته و درنهایت باید اجرا برنامه‌ها پیگیری شود. که البته این مرحله ممکن است چندین سال به طول انجامد. در همین فرآیند است که سازمانهای پیشرو از داده‌های موجود و در دسترس استفاده می‌کنند تا فرصت‌ها و اصول مناسب را به‌منظور تسریع در تغییرات و ثبات آنها شناسایی نمایند.
یکی از شرکت‌های چندملیتی که در عرصه تجارت الکترونیکی فعالیت دارد از داده‌های خود برای شناسایی و تحلیل اصول کلیدی گروه‌های خود استفاده کرد. همین موضوع سبب شد تا این شرکت به‌جای تمرکز بر یک فرهنگ واحد تیمی، متناسب با هر گروه، فرهنگ و اصول آن را تدوین کند.
یکی از نگرانی‌های رهبرانی سازمانی این است که چگونه تغییرات فرهنگی (باوجودآنکه کارکنان هرروز با یکدیگر رودررو نمی‌شوند) شکل می‌گیرد؟ حقیقت آن است که تغییرات فرهنگی نه‌تنها می‌تواند در هرجایی شکل گیرد بلکه اقدامات آن (موارد ذکرشده فوق) می‌تواند در هر نوع محیط کاری به کار گرفته شود. شرکت‌های پیشرو زودتر از سایر رقبا به تغییرات فرهنگی خود شتاب می‌دهند. مراقب باشید تا از آنها عقب نیافتید.
مثال