تحقیقات و تجربیات سازمانی نشان داده است که کار‌های گروهی به‌مراتب از کار‌های فردی تأثیرگذاری بیشتری دارد اما مشکل در آن است که برخی از سازمان‌ها در شکل‌دهی گروه‌های کاری با مشکل مواجهه هستند و زمانی که گروه‌های کاری شکل می‌گیرد در هنگام تقسیم وظائف با سردرگمی و ابهام مواجهه می‌شوند. در یادداشت زیر شرکت ATD روشی را پیشنهاد داده است تا با استفاده از آن بتوان علاوه برافزایش مسئولیت‌پذیری در گروه‌های کاری مسیر پیشرفت این گروه‌ها را به‌درستی دنبال کرد.
گردآوری افراد متفاوت و مختلف برای شکل‌گیری یک همکاری بسیار شبیه به ساختن یک قلعه شنی در ساحل و کنار دریا است. زمانی که موجی کوچکی می‌آید ممکن است مقداری از آن قلعه را تخریب کند و نیاز باشد تا دوباره بازسازی شود. یک موج بزرگ می‌تواند کل قلعه را تخریب کند و تنها اثری از آنکه زمانی بنا شده بود باقی گذارد. کارگروهی نیز همین‌گونه است زیرا تلاش مداوم در اصلاح و بازسازی وجود دارد.
اهمیت همکاری را نمی‌توان اغراق کرد. آقای کریستوفر آوری در کتاب اولین مهارت فردی کارگروهی است به این نکته اشاره می‌کند و معتقد است: «افزایش مهارت همکاری با دیگران (صرف‌نظر از اینکه چه مقدار اختیار دارد) برای هر فرد بسیار مهم است؛ زیرا از طریق آن می‌تواند برای خود ارزش‌آفرینی کند».
در شرایط ناسازگار لازم است تا حین فرآیند گروه سازی از ایدئولوژی و طرز فکر متفاوتی استفاده شود تا زمانی که افراد در آن پروژه دخیل می‌شوند بتوانند همدیگر را بهتر بشناسند به یکدیگر اعتماد نمایند.
مهم‌ترین چالش گروه سازی یافتن راهی برای گردآوری افراد جدا و دور از هم بر سر یک وظیفه مشترک است. یک فرایند عملی و با کاربرد آسان که با عنوان نمودار مسئولیت شناخته می‌شود در دسترس است. در بخش زیر جزئیات این فرآیند توضیح داده است که چگونه می‌توانید با به‌کارگیری آن تأثیر خود را در طول فرآیند کنترل بیشتر کنید.
نمودار مسئولیت
بهترین راه برای معرفی نمودار مسئولیت در نظر گرفتن موقعیتی است که سردرگمی اعضا در آن برجسته شده است. در ادامه ما یک جدول می‌کشیم که در ردیف افقی بالای جدول اسم اعضای گروه و در ردیف عمودی کنار جدول نام وظیفه‌هایی را که باید انجام شود می‌نویسیم. سپس در زیر هر یک از خانه‌های اسامی اعضای گروه خانه‌هایی را ترسیم می‌کنیم تا نقش افراد را در هر وظیفه بنویسیم.
(R) نشان‌دهنده شخصی است که مسئولیت انجام و اتمام وظایف را بر عهده دارد. این شخص نیاز دارد تا قبل از شروع عملیات وضعیت فعلی و انتظارات از او و برخی موارد دیگر مانند بودجه، محدوده زمانی، استاندارد‌های تولید و دیگر معیار‌ها را برای انجام موفقیت‌آمیز این وظیفه بداند و آن را قبول کند.
(A) نشان‌دهنده شخصی است که تمامی اقداماتی که قرار است انجام شود ابتدا باید مورد تائید او قرار بگیرد. این شخص وظیفه دارد تا میزان پیشرفت شخص (R) در عملیات را نظارت کند و گزارش‌هایی را در این زمینه دریافت کرده و نیاز‌هایی که این گروه کاری دارد را فراهم کند.
(C) نشان‌دهنده شخصی است که نقش مشاور در پروژه را بر عهده دارد. در طول کار متخصصان نیاز دارند تا بدانند چه مقدار زمان دارند و چه استعداد‌هایی برای بهبود انجام پروژه وجود دارد. درواقع (C) شرایطی را فراهم می‌آورد که از طریق آن شخص (R) تنها نشود و پروژه را با مشارکت یکدیگر به اتمام رسانند.
(I) نشانگر فردی است که وظیفه اطلاع‌رسانی و ارائه گزارش از پیشرفت عملکرد را به کسانی که خواستار اطلاع از وضعیت هستند دارد. این فرد تنها گزارش‌هایی را از فرآیند کار تهیه می‌کند و در قِبال کیفیت نتایج هیچ مسئولیتی ندارد.
جدول بالا برای سازمان‌های بزرگ و پیچیده‌ای است که اعضای یک گروه وقت زیادی برای ملاقات یکدیگر ندارند. برای سازمان‌های ساده‌تر ممکن است از نسخه ساده‌تر و غیررسمی‌تری استفاده شود. در نسخه‌های غیررسمی به‌جای طراحی خانه‌ها و کشیدن آن‌ها روی کاغذ به‌صورت شفاهی گفته می‌شود که هر فرد چه وظائفی دارد. این مدل ساده ممکن است اثربخش باشد اما زمانی که افراد نقش خود را به‌درستی نفهمیده باشند ممکن است مشکل‌ساز شود.
برای مثال در یکی از جلسات گروهی فردی از شما می‌پرسد که شما چه‌کاری انجام می‌دهید؟ برخی ممکن است شما را از جهت شخص (A) ببینند و فکر کنند که شما دستور اجرای کار را می‌دهید. برخی دیگر ممکن است فکر کنند که شما فرد (R) هستید و مسئولیت اجرای وظائف را دارید. برخی دیگر ممکن است خیال کنند که شما شخص (C) و یا (I) هستید که نقش‌های مشاوره‌ای و اطلاع‌رسانی و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها را دارید. برای جلوگیری از سردرگمی لازم است تا قبل از شروع کارگروهی همه از نقش یکدیگر مطلع شوند تا مشکلی در ادامه مسیر پیش نیاید.
نمودار مسئولیت ساختاری را فراهم می‌کند که از طریق آن می‌توان یک مکانیسم عیب‌یابی ایجاد کرد تا بتوان در زمانی که تحولات بزرگ سازمانی قرار است اتفاق بیافتد بتوان عملکرد و بهره‌وری را بهبود بخشید. برای فهم بیشتر به مثال زیر توجه نمایید:
مثال
بزرگ‌ترین مرکز تصویربرداری پزشکی در جهان در سه مرحله، در طول دوران تحول اقتصادی، اقدام به کوچک‌سازی سازمان کرد. این اقدامات به‌گونه‌ای انجام شد که ذره‌ای به شهرت جهانی این شرکت که بهترین تشخیص‌ها را در افراد بیمار می‌داد خللی وارد نکرد. در تمامی این دوره‌ها پتانسیل و استرس سردرگمی گسترده‌ای در سازمان و اعضای سازمان وجود داشت. یک گروه نظارت بر انتقال در این سازمان تشکیل شد تا اطمینان حاصل شود که تغییر مداوم نقش‌ها، روابط و مسئولیت‌ها به‌وضوح به کارمندانی که اخراج نمی‌شدند ابلاغ می‌شد. در تمام این ۳ مرحله سخت و اجتناب‌ناپذیر نمودار وظیفه به جدیت به‌کاربرده می‌شد. (البته پس از مدتی مدیرعامل این شرکت ابراز تأسف کرد و گفت که جمع‌آوری و سپس تعدیل نیرو مانند آن است که پدری در یک خانواده ۴ فرزند داشته باشد، در ابتدا به یکی از آن‌ها بگوید که باید خانه‌ای برای خود پیدا کند. سپس این فرآیند را ۲ بار دیگر تکرار می‌کند تا اینکه فقط یک کودک در خانواده می‌ماند.)
دنبال کردن مسیر پیشرفت
افزایش عملکرد و بهره‌وری همیشه متأثر از واکنش‌های افراد به تغییر شرایط و تغییر اوضاع است؛ به‌عبارت‌دیگر، هر آنچه در پیرامون گروه اتفاق می‌افتد منعکس‌کننده تمامی فعالیت‌ها و تصمیمات آن گروه است. یکی از راه‌های عمده پیگیری پیشرفت یک گروه، توجه به تصمیمات و اقدامات و دستاورد‌های گروه‌ها در هر جلسه کاری است.
کارکنانی که از ذهنیت خلاق و قدرت فکری خاصی برخوردار هستند، عمدتاً از پذیرش چالش‌های جدید راضی به نظر می‌رسند. کارکنان با چنین خصوصیاتی سعی می‌کنند تا در همکاری‌های شغلی و زندگی کاری رضایت کافی را داشته باشند و زمانی که با یک مشکلی مواجهه می‌شوند به‌جای آنکه در برابر آن تسلیم شوند سعی در پیدا کردن راه‌حلی برای آن می‌کنند.
