برای همه ما پیش‌آمده که در یک روز برفی از خواب بیدار شویم و ببینیم که دیشب برف سنگینی باریده است! سپس در این فکر فرو رویم که این برف تا چه اندازه بر امور روزمرهٔ شما اثر می‌گذارد. آیا باید در خانه بمانید و از خود در مقابل سرمای برف مراقبت کنید، یا باید از خانه بیرون بروید و به کار‌های خود برسید؟ ویروس کرونا همانند آن بارش برف است که بسیاری از افراد را مجبور کرده در خانه بمانند و از خود مراقبت کنند؛ اما در کنار این بیماری ترس ناشی از ابتلای به آن و نرفتن به محل کار، میان کارکنان سازمان‌ها بسیار شایع شده است. چگونه رهبران سازمان‌ها می‌توانند این نگرانی‌ها را کاهش داده و کاری کنند تا کارکنان در دل خود احساس آرامش و امنیت داشته باشند؟
شما مثال اول، یعنی بارش سنگین برف را در نظر بگیرید. برای این موضوع یا باید مدارس و شرکت‌ها را تعطیل کرده و اجازه ندهید دانش‌آموزان و اساتید و کارکنان از منزل خود زیاد خارج شوند یا با تعطیل نکردن آن‌ها، امور را مثل هرروز برقرار کنید. اگر در این موضوع زود اقدام به تصمیم‌گیری کنید (بدون برنامه‌ریزی گسترده و توجه به آینده)، شاید بتوانید مسئولیت تعطیلی یک روز کاری را، بدون شتاب‌زدگی و عجله کاری، بر عهده بگیرید؛ اما اگر کمی دقت کنید، متوجه خواهید شد که شرایط ذکرشده ممکن است طولانی باشد و شما با بی‌تدبیری، زود تصمیم گرفته و سبب شده‌اید تا کارکنانتان در شرایط بدی قرار گیرند.
چه باید کرد؟
آیا کسانی که از شما تأثیر می‌پذیرند (کارکنان سازمان) می‌دانند که تصمیم شما برای آن‌ها، بهترین تصمیم ممکن است؟ آیا کارکنان سازمان می‌دانند که شما بیشترین منافع و بهترین حالت برای سلامتی و امنیت آن‌ها را در ذهن خود دارید؟ در کل آیا کارکنان سازمان می‌دانند که شما به فکرشان هستید؟
«هر بحرانی سبب می‌شود تا سؤالاتی پیرامون حُسن نیت سازمان و افراد داخل سازمان شکل بگیرد.»
مارشال گلدمیث
در این شرایط شرکت‌ها به دنبال آن هستند که سازمان خود را برای شروع مجدد کسب‌وکار، حداقل تا جایی که می‌توانند، بازگشایی نمایند و از طرفی کارکنان هم باوجود ترس از بازگشت به محل کار، همچنان چشم امید به رهبران خود دارند تا ببینند در آینده چه برنامه‌ای برای آن‌ها در نظر گرفته‌اند. نه‌تنها کارکنان بلکه تمامی جوامع نگران هستند تا مبادا موج دوم این ویروس با همه‌گیری بیشتر، شرایط را از قبل بدتر کند. کارکنان و مردم جامعه نگران هستند تا سلامتی، شغل و عزیزانشان را براثر این بیماری از دست بدهند.
رهبران سازمانی باید هوش اجتماعی و هوش هیجانی خود را به‌کارگیرند تا چالش‌های پیشرو را پشت سر گذاشته و با استفاده از استراتژی‌ها و رویکردهای هوشمندانه تلاش نمایند کارکنان را به محل کار خود بازگردانند. اگر این استراتژی‌ها و رویکرد‌ها به‌درستی اجرا شود، موجب خرسندی کارکنان شده و بیش از گذشته با مدیران خود ارتباط برقرار می‌کنند؛ اما اگر به‌درستی اجرا نشود، محبت و علاقهٔ کارکنان به سازمان و رهبران سازمان کمتر شده و گمان می‌کنند که سازمان، نیاز‌ها و نگرانی‌های آن‌ها را در نظر نمی‌گیرد و فقط به فکر سودآوری بیشتر برای خودش است.
استراتژی‌های هوشمند
در ادامه چند استراتژی هوشمندانه را نام می‌بریم. استراتژی‌هایی که اگر از آن‌ها به دستی استفاده شود، می‌تواند احساس اعتماد و اطمینان کارکنان به مدیران و رهبران سازمانی را افزایش دهد.
شنیدن صدای کارکنان
مدیران به‌عنوان رهبران سازمان باید فضایی را برای طرح پرسش و پاسخ کارکنان در سازمان ایجاد کنند؛ و قبل از آنکه پیشنهادهای خود را برای حل مسائل مطرح نمایند، صحبت‌ها و درد و دل‌های آن‌ها را بشنوند. در دنیای امروز که همه‌چیز به‌سرعت تغییر می‌کند، استفاده از نظرسنجی می‌تواند بسیار مفید و مؤثر باشد. این موضوع علاوه بر اینکه باعث می‌شود کارکنان دغدغه‌های خود را با مدیران در میان بگذارند، به مدیران هم این اجازه را می‌دهد تا با موضوعات و مسائلی درگیر شوند که قبلاً به آن ملتفت نبودند و گمان می‌کردند که اهمیت ندارد. از دیگر رویکردهای مرسوم می‌توان به شفافیت در برنامه‌ها و به اشتراک‌گذاری اطلاعات مرتبط با کارکنان اشاره کرد. فراهم کردن و به‌روز کردن قوانین پیرامون برنامه‌های بازگشت به کار می‌تواند منجر به افزایش رضایت‌مندی و کاهش نگرانی‌های کارکنان شده و آن‌ها را قادر سازد تا به‌صورت شخصی و به‌موقع، خود را برای بازگشتن به محل کار آماده نمایند.
آینده‌نگری
رهبران باید همیشه به آینده توجه کنند و بیندیشند که در درازمدت چه چیزی مناسب است. پیشنهاد بازگشت به کار باید برنامه‌ای مداوم باشد که در طول زمان تکامل می‌یابد. در تدوین این برنامه باید از تجربیات گذشته نیز استفاده کرد. مسلماً تغییر فرآیندها و رویه‌ها باید به‌گونه‌ای صورت پذیرد که بازدهی کارکنان، نسبت به قبل از همه‌گیری ویروس کرونا بیشتر شده باشد.
«عدم اطمینان ناشی از عدم توانایی ما در مقایسه موارد حال حاضر با تجربیات گذشته است. اگر نتوانیم موقعیت‌های حال را با گذشته مقایسه کنیم، پس به‌سختی می‌توانیم همان‌ها را برای آینده پیش‌بینی کنیم.»
پیتر اسکوبلیک
انعطاف‌پذیری
برای فائق آمدن بر مسائل ناشی از شیوع ویروس کرونا، راه‌حل‌های یکسان و یک‌شکلی وجود ندارد. همیشه به خاطر داشته باشید که هرلحظه احتمال دارد بهترین یا بدترین اتفاق رخ دهد. پس باید همیشه آمادگی انعطاف‌پذیری را در خود به وجود آورد. برای این کار لازم است از بهترین تمرین‌ها و اطلاعات جاری برای طراحی یک برنامۀ قابل‌اجرا استفاده شود. همین موضوع سبب می‌شود تا بتوان در مواجهه با اتفاقاتی همچون مسائل مرتبط با همه‌گیری ویروس کرونا، قوانین جدید دولت و حتی قوانین و توصیه‌های به‌روز سازمان‌های جهانی، انعطاف‌پذیر و چابک بود.
شناخت نیاز‌های کارکنان و علل آن
یکی از کار‌های مهمی که رهبران می‌توانند انجام دهند این است که خود را در موقعیت کارکنان قرار دهند. آن‌گاه با استفاده از ابزار‌های مختلف برای کاهش آلام و نگرانی‌های آن‌ها تلاش کنند. رهبران باید به مسائلی نظیر زندگی فردی، نیاز‌ها، چالش‌های کارکنان و واکنش‌های احتمالی آن‌ها دربارۀ بازگشت به محل کار باوجود ویروس کرونا، فکر کنند. تلاش برای اجرای پروتکل‌های موجود در محل کار کارکنان با شرایط یکسان و اجازه دادن به سطح‌های مختلف برای استفاده از رویکردهای متفاوت، می‌تواند رضایت‌مندی کارکنان تا حد قدردانی و تشکر از شما، افزایش دهد.
«اگر کارفرمایان بدون شناختن علل اضطراب و نگرانی کارکنان، سعی در مدیریت سلامتی ذهنی آن‌ها کنند، نه‌تنها موفق نمی‌شوند بلکه منجر به کاهش سطح بازدهی و مشارکت آن‌ها -حتی قبل از همه‌گیری ویروس کرونا- خواهند شد.»
سارا کلایتون
پاسخ‌گویی و صحبت با کارکنان
کارکنان همیشه تلاش می‌کنند تا دنباله‌رو رهبران خود باشند و از آن‌ها تبعیت نمایند؛ بنابراین رهبران سازمان‌ها باید تلاش کنند تا پیشرو و محور کارکنان خود باشند و همیشه در مقام پاسخ‌گویی قرار گیرند. حتی اگر جواب سؤال و یا چالشی را نمی‌دانند بگویند که نمی‌دانم، همین یک کلمه بسیار بهتر از زمانی است که رهبر یک سازمان هیچ‌گونه پاسخی به کارکنانش نمی‌دهد.
ارتباط بیشتر میان کارکنان و رهبران منجر به ترغیب آن‌ها و علاوه بر این باعث می‌شود تا کارکنان علت چشم‌اندازهای در نظر گرفته‌شده توسط رهبران را بدانند و در تدوین آن مشارکت داشته باشند. کارمندان و کارکنان باید بدانند: در کجا مسیر قرار دارند؟ به کجا می‌خواهند بروند؟ به چه موضوعاتی باید بیشتر توجه کنند؟ برای این کار لازم است تا با محیط‌های کاری جدید سازگار شوند؛ و این امر زمانی میسر می‌شود که پیام رهبر واضح، راسخ و مشخص به کارکنان برسد.
«بهترین مدیران کسانی هستند که حتی در صورت نبود استراتژی شفاف و واضح، گروه و سازمان خود را پیوسته، در جهت درست و به بهترین شکل پیش می‌برند.»
لیزا لای
نتیجه‌گیری
دنیای امروز بسیار غیرقابل‌پیش‌بینی یا به تعبیری دیگری دنیای بسیار ترسناکی شده است. وقتی رهبری با موقعیتی مثل شیوع ویروس کرونا و یا شرایط برفی (که در ابتدای یادداشت آمده است) مواجه می‌شود، لازم است تا تصمیمات مقتضی را متناسب با آن موقعیت بگیرد. البته گاهی ممکن است این تصمیمات اثرات زیادی بر سازمان‌ها و کارکنان آن داشته باشد.
تصمیماتی که به برنامه تبدیل می‌شوند، باید به‌صورت مداوم بازنگری و با تغییر موقعیت‌ها مجدداً ارزیابی شوند. رهبران باید در تدوین برنامه‌های خود مواردی چون انعطاف‌پذیری، ایجاد آرامش و اطمینان در ذهن کارکنان و شفافیت را در نظر بگیرند. با انجام این کارها می‌توان فرهنگ غنی‌تری را برای دوران پسا کرونا در سازمان ایجاد کرد.
